Mnogość rozwiązań skupionych wokół zarządzania dokumentami dostępnych na rynku sprawia, że wiele firm ma poważne trudności w ich doborze. Część podmiotów kieruje się przede wszystkim kryterium ceny, co niestety bywa zgubne. Zwłaszcza wtedy, gdy zakupione oprogramowanie okazuje się niewystarczające lub mocno awaryjne. Zamiast usprawnić działanie przedsiębiorstwa, generuje straty. Warto więc zastanowić się, jak do takich sytuacji nie dopuszczać.
Skuteczne rozwiązania dla firm
System DMS dostarcza szereg funkcji oraz rozwiązań, które pozwalają na zwiększenie efektywności pracy z dokumentami różnego typu. Spośród podstawowych działań z użyciem odpowiedniego oprogramowania należy wymienić:
- rejestrowanie,
- porządkowanie,
- wersjonowanie,
- klasyfikowanie,
- udostępnianie,
- archiwizowanie,
- zarządzanie obiegiem dokumentów.
Wszystko odbywa się z poziomu systemu, który z jednej strony powinien gwarantować sprawną, łatwą obsługę, a z drugiej strony najwyższy poziom bezpieczeństwa. Bez tego trudno myśleć o efektywnej pracy przedsiębiorstwa. Niezwykle istotne dla sprawności działania systemu są wszelkiego rodzaju technologie, które zwiększają jego funkcjonalność – zarówno w zakresie obsługi dokumentów, jak i ich zabezpieczania.
Na jaki system warto postawić?
Nie da się ukryć, że rozwiązania elektroniczne mogą przyczynić się do znacznie lepszych wyników osiąganych przez firmę. Co najistotniejsze, zwiększają one produktywność pracowników. Mogą oni bowiem zarządzać dokumentami w sposób cyfrowy, bez konieczności przerzucania stosów papieru. Do tego wszystkiego należy zaliczyć znacznie wyższy poziom bezpieczeństwa oraz efektywny rozdział zasobów – zwłaszcza gdy system opiera się na automatyzacji konkretnych czynności.
Żeby jednak stało się to możliwe, konieczny jest właściwy wybór systemu. Powinien być on zgodny z profilem firmy. Szczególną uwagę należy zwrócić na funkcjonalność oprogramowania, czyli możliwości, które zostały omówione powyżej. Na nowoczesny DMS składa się między innymi panel udostępniania dokumentów, który pozwala znacznie poprawić jakość obsługi klienta, narzędzia ułatwiające porządkowanie plików, jak również program do archiwizacji dokumentów.
W ostatnim przypadku szczególnie ważne jest oczywiście bezpieczeństwo. System powinien zapewniać ochronę przed edytowaniem, pobieraniem i usuwaniem przechowywanych plików. Zarówno z poziomu panelu, jak i zdalnie.
Oczywiście systemy DMS często gwarantują znacznie więcej. Uwagę warto zwrócić przede wszystkim funkcje pozwalające na zwiększenie produktywności przedsiębiorstwa. Do przydatnych opcji z pewnością trzeba zaliczyć wyszukiwanie dokumentów w pokaźnej bazie danych, możliwość dodawania komentarzy, zarządzanie wersjami (analiza wprowadzonych zmian) czy też obsługa narzędzi Microsoft.
Tego typu rozwiązania nie tylko ułatwiają codzienną pracę, ale także sprawia, że firma jest w stanie wyprzedzić konkurencję i zapewnić swoim klientom sprawną realizację wszelkich zleconych usług. Wszystko to przy zachowaniu najwyższego poziomu bezpieczeństwa.